Ao longo de mais de uma década de trabalho voltado à análise de processos licitatórios, ainda me deparo com cotações de preços realizadas sem qualquer identificação do servidor encarregado desse mister.  Tal cautela da administração é fundamental quando a cotação é feita por empresas do ramo, quando o risco de superfaturamento no orçamento estimado é mais comum. Diante disso, sugiro aos gestores que cobrem do responsável pela cotação, além da planilha de preços com o valor médio dos itens a serem licitados, devidamente assinada e carimbada, uma declaração de responsabilidade, conforme modelo abaixo.

PREFEITURA MUNICIPAL DE XXXXXXXXXXX – AL

SETOR DE COMPRAS DA PREFEITURA DE XXXXXXXX/AL

DECLARAÇÃO

                        XXXXXXXX, matrícula nº  xxxxxxxx, responsável pelo Setor de Compras da Prefeitura de xxxxxxx/AL, declara, para os fins que se fizerem necessários, ser o responsável pela cotação de preços realizada para o Pregão Presencial nº xx, Processo Administrativo nº xxxxxxx, cujo objeto é  a xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, para atender a Secretaria de xxxxx  do Município. Declara ainda, sob as penas da lei, que tais cotações condizem com  o preço médio de mercado.

                           Outrossim, informa que cabe exclusivamente ao Setor de Compras do Município a cotação de preços e a subsequente verificação desses preços, para que se  tenha a  real estimativa do valor de mercado nas licitações e contratações com a Prefeitura Municipal de xxxxxxxx/AL.

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RG Nº xxxxxxx  SSP/AL. Mat. nº xxxxx

                         Lembro que a responsabilidade do funcionário público não consiste tão somente em entregar três cotações de preço do objeto da futura contratação para instruir o processo licitatório, mas também em informar à Administração Pública a média de valor monetário desse objeto na cotação de mercado .