A Junta Comercial de Alagoas (Juceal) atingiu, em janeiro, a marca de 30 mil processos digitalizados. O procedimento começou a ser realizado em agosto de 2011 com a implantação do Sistema Integrador de Serviços (SIS), que integra e torna digitais os serviços do órgão.

O presidente da Juceal, José Lages Junior, destaca os importantes resultados obtidos a partir do sistema. “Tornar os documentos digitais beneficia tanto aos contribuintes quanto aos colaboradores. Pois confere mais celeridade e segurança ao andamento dos processos – reduzindo o trânsito de seu meio físico -, além de qualidade de vida no trabalho ao nosso quadro de funcionários”, afirma.

Coordenado pelo vice-presidente do órgão, João Toledo Neto, o SIS iniciou suas atividades com apenas dois scanners e três colaboradores, digitalizando cerca de 150 processos por dia, atingindo, ao final do mês, uma média de três mil documentos. “Apesar do número reduzido, tivemos um bom começo. O nosso foco sempre foi a excelência na realização dessas tarefas”, afirma.

A digitalização segue a Instrução Normativa nº 109, do Departamento Nacional de Registro do Comércio e as determinações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras ¬- ICP Brasil. São realizados três backups diários.

Novidades - O mês de dezembro representou um grande avanço para o procedimento. A Juceal passou a contar com novos equipamentos, ao receber da Secretaria de Gestão Pública a doação de cinco scanners, totalizando sete aparelhos.

Além disso, a direção da Junta delegou mais três servidores e contratou dez menores aprendizes para atuar na área, que agora tem 16 pessoas. Os menores aprendizes tratam os documentos – tirando seus grampos e ordenando suas páginas – e os digitalizam, acompanhados por colaboradores efetivos.

“Todos foram capacitados, contudo, os efetivos conhecem melhor os documentos, devido à experiência, e têm a competência de certificá-los”, diz João Toledo. A digitalização ganhou em equipamentos e pessoas, multiplicando sua produção sem perder a qualidade. Desde então, são cerca de 650 processos por dia, três mil por semana, com o trabalho em apenas meio período. De forma paralela, são digitalizados os processos do dia e os do arquivo da Juceal.

A proposta é que, em breve, a tarefa seja realizada nos dois horários, digitalizando 30 mil documentos por mês. Estima-se que a Juceal tenha cerca de um milhão desses.

Capacitação - Os colaboradores do órgão que estão envolvidos na digitalização receberam um curso de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos. Com carga horária de 20h, a capacitação foi ministrada por João Toledo, que apresentou a parte teórica e prática do procedimento, a fim de oferecer um trabalho com excelência.

O curso gerou ainda um Manual de Procedimento Operacional da área, que permitirá posteriores e contínuas consultas por parte dos colaboradores.

Economia - João Toledo destaca que, sendo realizada na sede do órgão e por servidores próprios, a digitalização poupa gastos consideráveis à Junta. “Terceirizar o procedimento é um método muito caro, por isso, trabalhamos no sistema internamente. Seria necessário pagar cerca de R$5 milhões a uma empresa externa para que mesma digitalizasse todo o nosso acervo”, garante.

O vice-presidente frisa ainda que, diariamente, mais de 100 novos atos são arquivados e digitalizados na Juceal, tornando o processo de terceirização ainda mais complexo.